Uppgifter

Den här undermodulen innehåller alla uppgifter som har registrerats och/eller kopplats till den inloggade användaren. Det är enkelt att bestämma vilka typer av uppgifter som ska visas (alla, påbörjade, påbörjade men inte avslutade, inte avslutade eller bara avslutade). En ny uppgift kan också registreras här genom att välja Ny uppgift.

När en uppgift har förfallit ändras färgen på uppgiftens datum (under firmarutan) till röd. Uppgifter som inte har förfallit är blå.

Det kan vara praktiskt att regelbundet gå in och ta bort eller ändra status på uppgifter. Om du inte gör det kommer listan över uppgifter att bli onödigt lång och oöverskådlig.

Ny uppgift

En uppgift kan sträcka sig över tiden och tiden bokas därför inte som upptagen i kalendern.

Följande bild visas när du

Om du vill lägga upp en uppgift, klick på knappen Ny uppgift:

På fliken Generellt:

  • Titel: det här är ett fält för fri text där du anger namnet på uppgiften. Fältet måste fyllas i för att du ska kunna spara uppgiften.
  • Plats: det här är också ett fält för fri text där du kan ange en eventuell plats.
  • Beskrivning: fält för fri text där du kan beskriva uppgiften.
  • Starttid: här kan du välja datum, antingen från listrutan eller genom att skriva ett datum direkt. Samma sak gäller för klockslaget.
  • Sluttid: här kan du välja datum, antingen från listrutan eller genom att skriva ett datum direkt. Samma sak gäller för klockslaget. Eftersom en uppgift inte tar upp tid i kalendern kan den pågå under en längre tidsperiod utan att en person blir markerad som upptagen i kalendern. Om du vill att det ska stå att personen är upptagen i kalendern ska du använda funktionen Nytt möte (se Nytt möte).
  • Påminnelse: om du vill bli påmind om uppgiften kan du markera kryssrutan Påminnelse och välja datum och klockslag för påminnelsen.

 

 

Kontakter & Kunder:

– Klicka på symbolen ”Lägg till” för att lägga till en kontakt eller ett företag (resväska med en person bakom).

– Skriv efternamnet på den person som uppgiften gäller och tryck på Enter.

– Välj önskad person genom att markera den med hjälp av upp- och nedpiltangenterna.

– Lägg till personen genom att klicka på högerpiltangenten när personen är markerad. Om du lägger till en person som är anställd i företaget och har inloggningsuppgifter till 24SevenOffice kommer uppgiften att skickas till personen och han/hon får möjlighet att godkänna eller avvisa uppgiften.

– När personen har lagts till kan du kontrollera tillgängligheten genom att klicka på knappen för att kontrollera ledighet. Om personen är ledig visas en grön bockmarkering till höger om kontakten. Om vederbörande är upptagen visas i stället ett rött kryss. Om du vill ta bort markeringen markerar du personen och klickar på Ta bort.

 

Resurser:

– Klicka på symbolen Lägg till för att lägga till en resurs (hus).

– Markera den resurs som du vill lägga till och klicka på Lägg till.

– När en resurs har lagts till kan du kontrollera ledigheten genom att klicka på knappen för att kontrollera ledighet. Om resursen är ledig visas en grön bockmarkering till höger om resursen. Om resursen är upptagen visas i stället ett rött kryss. Om du vill ta bort markeringen markerar du personen och klickar på Ta bort.

 

Återkommande händelse

  • Om du vill att uppgiften ska vara återkommande fyller du i det på fliken Återkommande händelse.
  • Uppgiften blir återkommande genom att du markerar kryssrutan Låt detta möte vara en mall för återkommande händelser.
  • Välj sedan mönster för hur uppgiften ska återkomma och ange tidsintervall under Område för återkommande händelser.
  • När du har gått igenom de här tre flikarna kan du klicka på Spara för att spara uppgiften i kalendern.

 

Mottagning av distribuerad uppgift

När en anställd får en uppgift som har distribuerats från någon annan i företaget får han/hon omedelbart ett meddelande med information om uppgiften. I det här fönstret har personen tre alternativ: godkänna, avvisa eller avbryta.

  • Godkänn: Om mottagaren klickar på Godkänn läggs uppgiften till under Mina uppgifter och den som distribuerade uppgiften kan se att mottagaren har godkänt uppgiften (det anges med siffran 1 i kolumnen för distribuerade uppgifter hos avsändaren). Mottagaren kan allteftersom han/hon arbetar med uppgiften gå in på uppgiften (genom att klicka på den under Mina uppgifter) och ange en procentsats för hur långt han/hon har kommit. Det kan avsändaren också se genom att gå in på Distribuerade uppgifter.
  • Underkänn: Genom att klicka på Underkänn får avsändaren besked om att mottagaren inte vill utföra uppgiften. Det kan avsändaren se genom att gå in på uppgiften under Distribuerade uppgifter och öppna den.

Det här förklaras ytterligare i hjälpfilen Distribuera och godkänna uppgifter/möten.

 

Visa uppgifter

Om du klickar på knappen Visa uppgifter visas en översikt över alla uppgifter.

Alla aktiva uppgifter visas i översikten. En ny uppgift läggs till där det står Lägg till en uppgift. Du kan högerklicka på en upplagd uppgift och välja att öppna den, flytta den genom att ändra datumet, ange den som avslutad eller visa kontaktinformation i CRM till personer som ska delta i uppgiften (om fler än du själv ska delta).

Visningar

I menyn på vänster sida kan olika visningsalternativ väljas. Om du väljer ikonen med en person på visas dina egna uppgifter. Om du väljer ikonen med två personer på väljs samarbetsvisning. Det innebär att de personer visas som de olika uppgifterna är fördelade till.

Det går även att visa aktiva uppgifter som inte är avslutade. Det går dessutom att visa avslutade aktiva uppgifter, alla uppgifter och framtida uppgifter.

Datumfilter

Datumfiltret visar som standard uppgifter från de senaste tre månaderna, men det kan ändras. Det går också att använda datumfilter med förfallodatum som kriterium. Kom ihåg att klicka på knappen Uppdatera för att uppdatera listan när du har ändrat kriterierna i datumfiltret.

 

Case-administration

Ett case är ett slags överordnad uppgift och det kan innehålla flera uppgifter fördelade på flera personer på din klient. Case-administrationen är till för att lägga upp ett nytt case och fördela uppgifter på de anställda i företaget som också visas under Visa uppgifter – Case. Administratören i företaget kan kontakta support på support@24SevenOffice.com och tala om vem som ska ha tillgång till den här funktionen. Den läggs då till, om ni har tillgång till gruppkalendern.

När du går in i caseadministrationen, och om du har väldigt många uppgifter liggandes på ett case, så kommer inte systemet att ladda upp medlemmar automatiskt. Du måste trycka på Ladda ner för att dessa ska visas.

Det finns två sätt att avaktivera case på:

  • Avaktivera case och radera Inte fullförda uppgifter till ett case
  • Enbart avaktivera caset utan att göra något med uppgifterna

Casetyp

Om du vill lägga upp ett nytt case måste en casetyp först läggas till. Klicka på knappen för casetyper för att lägga till en ny typ. Ett exempel på en casetyp kan vara Ny kund (vad ska göras när nya kunder kommer in?).

Casetypen är en förklaring av vad som ska göras, dvs. den överordnade handlingen. Det är en mall för framtida case. Det kan vara en rutinåtgärd som inbegriper flera uppgifter och som gör att du slipper lägga upp den typen av uppgifter manuellt varje gång som du ska sätta igång en liknande process internt.
Element

En casetyp innehåller flera element som i princip är flera uppgifter.

Varje element/uppgift kan läggas upp och eftersom vi följer exemplet med casetypen ”ny kund” så kan elementen vara följande:

Element 1: Registrera kunden i CRM

Element 2: Skicka ett välkomstmeddelande per e-post till kunden

Element 3: Anmäl kunden till en kurs
När elementen läggs till finns det en kolumn för att ange när de olika elementen ska starta.

Här anger vi att element 1 startar efter 0 dagar, element 2 startar efter 1 dag och element 3 startar efter 3 dagar.

Element 1: Registrera kunden i CRM Startar: 0

Element 2: Skicka välkomstmeddelande till kunden Startar: 1

Element 3: Anmäl kunden till en kurs Startar: 3
Det betyder att om du anger att caset startar den 1 januari 2015 blir det så här:

Element 1: startdatum och förfallodatum 2015-01-01

Element 2: startdatum och förfallodatum 2015-01-02

Element 3: startdatum och förfallodatum 2015-01-04
När du lägger upp ett case och väljer casetyp visas elementen automatiskt. Då kan du fördela ansvaret för de olika elementen till olika personer och caset kan användas för alla nya kunder utan att du behöver lägga upp det på nytt. Du behöver bara ange vem som ska ha ansvaret för det.