Generellt om Import

Man hittar denna modul under Administration – Importer.

Denna funktion används till att lägga in ett stort antal kunder, leverantörer, kontakter, leads, produkter, uppgifter, säljmöjligheter eller anteckningar i systemet.

Kom ihåg:

  • Importfunktionen stödjer enbart Excel-ark sparade som kommaseparerat .CSV-format.
  • Man kan inte koppla flera Excelkolumner till samma fält i systemet.
  • Gå noga igenom Excel-arket och dubbelkolla innan du genomför importen.
  • Excel-arket MÅSTE vara i korrekt format och med förklarande titlar på de olika kolumnerna. Dvs att den översta raden måste innehålla tydliga fältbenämningar så att kolumnerna importeras till rätt fält i 24SevenOffice.

Använd helst våra begrepp som står i CRM, eller det som står i importmanualen. Alla kolumner skall formateras som text. (Markera alla fält i Excel-arket, högerklicka och välj ”Formatera”, och välj slutligen ”Text”).

Om inte detta är gjort riskerar man att data inte importeras på rätt sätt till 24SevenOffice.

 

Importfält

Se Importfält för Företagskunder, Privatkunder och Leads

Se Importfält för Kontakter

Se Importfält för Anteckningar

Se Importfält för Produkter och Produktkategorier

Se Importfält för uppdatering av varulager

Se Iimportfält för Säljmöjligheter

Se Importfält för Repeterande faktura

Se Importfält för Prislista

Se Importfält för Uppgifter

Se Importfält för Kontoplan

 

Exempel på konfiguration i Excel vid import av företag med tillhörande kontaktpersoner. Observera att om det är flera kontaktpersoner som skall importeras till samma företag så läggs företaget in med en egen rad för varje kontaktperson som skall importeras.

GetStarted_Import1

 

Hur importerar man?

Importen utförs genom några enkla steg. I första skärmbilden väljer man vad man vill importera:

GetStarted_Import2

När man har valt vad som skall importeras så klickar man på Nästa för att komma vidare till nästa steg. I nästa skärmbild väljer man kodning på CSV-filen som skall importeras:

GetStarted_Import3

För att undersöka vilken sorts kodning som har använts på din fil kan du klicka här för mer information om «encoding».

Klicka sedan där det står «1. Click here to select file», bläddra fram filen, och välj den.

GetStarted_Import4

Klicka sedan på «2. Click here to copy selected file to import-server». När filen har kopierats klickar man på Nästa.

GetStarted_Import5

När man har valt vilken fil som skall importeras analyserar systemet fälten och kolumnerna i CSV-filen. I nästa steg av importen får man möjlighet att välja vilken kolumn som skall matchas mot vilket systemfält i 24SevenOffice. Om det är enskilda fält som systemet inte känner igen måste man själv välja vilket fält som kolumnen skall kopplas mot manuellt.

 

GetStarted_Import6

Man kan i nästa steg välja att förhandsvisa all data som kommer att importeras. Man kan använda förhandsvisningen som en extra kontroll för att dubbelkolla matchningen mellan kolumner och systemfält innan man startar importen.

Om allt ser ut som det skall kan man stänga förhandsvisningsfönstret och fullföra importen genom att klicka på knappen «Importera» nere till höger i skärmbilden.

GetStarted_Import7

 

Fälten från CSV-dokumentet blir nu importerade och man kan följa framdriften i importen. Om allt går som det skall får man upp en ruta med texten ”Completed”. Man klickar då på OK, och kan sedan gå vidare till modulen man importerat till för att kontrollera resultatet.

GetStarted_Import8

 

OBS: Om man behöver radera ett importjobb så kan vår kundservice kontaktas på support@24sevenoffice.com inom en vecka efter att importen utfördes. Skriv ned vilken importjobb-ID importen har tilldelats (detta står i den övre vänstra halvdelen av skärmen när man importerar) och informera om att importen önskas raderad. Om importjobb skall raderas skall man INTE ändra på den importerade informationen efter import, eftersom detta kan leda till fel i databasen man importerade till. Se därför noga igenom importen efter att den är slutförd, och kontakta vår kundservice så snart som möjligt om något skall korrigeras. Om det har gått mer än en vecka efter att importen utfördes, måste man hyra in en konsult för att radera importerad data, något som faktureras som minst en timmes konsultarbete eftersom det måste göras manuellt i databasen.