Huvudsida för enskilda projekt

Här finns en överblick över information på det aktuella projektet.

Här visas bl a. en vägg där man kan skriva meddelanden och anteckningar till projektdeltagarna, en översikt över uppgifter och möten samt länkar till andra funktioner och rapporter.

ProjectHours_MainpageEachProject1

 

Deltagare

Både interna och externa kontakter (som saknar inloggning till företagsklient) kan bjudas in till behörighetsstyrda projekt. Alla kontakter som bjuds in måste finnas upplagda i CRM och de måste ha en Communitykonto (gratis).

 

Inbjudningar

*Deltagaren måste vara inlagd som en kontakt i CRM och ha en giltig e-postadress registrerad på kontaktkortet.

Inbjudan och länk till Community skickas via e-post till deltagaren

Inbjudan måste godkännas via Community

Om deltagaren inte har ett Communitykonto kan de via länken på inbjudan registrera sig

Vid registreringen kan deltagaren välja vilket språk som skall gälla för inloggningen

Acceptera automatiskt: Om deltagaren redan har ett Communitykonto registrerat på e-postadressen kan man välja att kryssa för alternativet ”Acceptera automatiskt”, projektet läggs då upp på deltagarens snabblista utan att en inbjudan behövs skickas.

 

Uppdatera

Uppdaterar aktuell vy.

 

Ta bort deltagare

Här kan man spärra deltagarens tillgång till projektet. För att lägga till personen på nytt, högerklicka på personen och välj ”Lägg till i projektet”.

 

Deltagaregenskaper

När man markerar en deltagare och klickar på Deltagaregenskaper visas en dialogruta där man kan ändra på deltagarens projektroll. Om ”acceptera automatiskt” är förkryssat kommer egenskaperna att ändras direkt, utan att en ny inbjudan behöver accepteras av deltagaren.

 

Projektroller

I ett projekt är det projektrollerna som bestämmer behörigheten för varje deltagare. Det finns tre standardroller i 24SevenOffice.

Project Leader (Den som skapar projektet får automatiskt denna roll)

Project Participant

Project Observer

Var och en av dessa roller har en egen uppsättning behörigheter kopplade till sig. Om man har behov av flera roller kan dessa skapas med utgångspunkt i en av standardrollerna. Nya roller skapas via projekthuvud vyn och kan endast göras av en person med administratörsrättigheter.

 

Skicka e-post till deltagare

Genom att klicka på denna knapp kan man skapa ett e-post meddelande till samtliga projektdeltagare som har en e-postadress inlagd i CRM. E-posten länkas automatiskt in på fliken E-post. Det gå även att högerklicka på en deltagare och välja Skicka E-post.

OBS! Denna funktion kräver att ni har en e-postadress inlagd under e-postmodulen i din 24SevenOfficeklient.


Planläggning och gantt

Detta är en funktion för att kunna skapa uppgifter, subuppgifter och milstolpar samt att kunna delegera ut dessa på projektdeltagare.

Det går även att ange estimat på antal timmar per uppgift så att dessa syns i resursplaneringen, timmarna visas under fliken Gantt efterhand som de läggs in.

ProjectHours_MainpageEachProject2

 

Skapa uppgifter och milstolpar

Rotuppgiften har samma namn som projektnamnet. Klicka Ny subuppgift för att upprätta den första uppgiften i listan, därefter kan ni använda Ny uppgift för att skapa resterande uppgifter.

För att skapa subuppgifter: välj uppgiften som skall ha en subuppgift och klicka på Ny subuppgift.

Klicka på Ny milstolpe för att lägga till milstolpar. Dessa kan inte ha subuppgifter.

OBS! Uppgiftens startdatum bestämmer ordningsföljden i Ganntdiagrammet.

 

Snabbtangenter

Shift+N = ny uppgift

Shift+S = skapar ny subuppgift under markerad uppgift

Shift+M = ny milstolpe

Shift+Enter = Öppna uppgiftshanteringen

Shift+D = raderar markerad uppgift/ milstolpe

Shift+E = öppnar fält för att ändra namn på markerad uppgift

 

Förklaring till kolumnerna:

Namn: Uppgiftens namn

Arbetstyper: Visar arbetstypen som används om det förs timmar mot uppgiften. Som standard sätts arbetstypen som är standardtyp för projektet. Dubbelklicka i fältet för arbetstyp om ni önskar att byta arbetstyp på uppgiften. I rullgardinsmenyn visas de förhandsdefinierade arbetstyperna som sätts upp under generella inställningar i systemet (se: Inställningar för Timregistrering)

Status: Visar uppgiftens status. Dubbelklicka på fältet för att ändra status på uppgiften. Följande statustyper kan väljas: Ej påbörjad, Pågående, Fullföljd och Avbruten.

Start- och slutdatum: Visar uppgiftens start- och slutdatum. Uppgiften kommer som standard att få samma start- och sluttid som projektet. Tiderna kan ändras genom att dubbelklicka i detta fält.

Deltagare: Visar initialer på deltagare som är länkade till uppgiften. Dubbelklicka på fältet för att lägga till deltagare.

Förälder: Visar vilken uppgift som är förälder till aktuell uppgift. Dubbelklicka på fältet för att byta eller lägga till förälder.

Prioritet: Visar uppgiftens prioritet. Standardprioritet är Normal. Dubbelklicka i fältet för att ändra prioritet. Det går att välja mellan Normal, Låg och Hög.

Estimat och summa estimat: I kolumnen Estimat är till för en uppskattning av antal timmar en uppgift kommer att ta. Summa Estimat visar summa av alla uppgifters estimat.

Reserverat: Visar hur många timmar som är avsatt för uppgiften via fliken Resurser.

Registrerat: Visar faktiskt antal timmar som registrerats på uppgiften via timregistreringsmodulen.

Kvarstående/Övertid: I samband med registrering av timmar, förutsatt att projektet är uppsatt med registrering mot uppgifter, kan man även ange hur mycket tid som beräknas återstå för att avsluta uppgiften. I projektplaneringen syns då både ”kvarstående” och en beräknad ”Övertid”. Resursplaneringen fungerar då som en översikt över beräknad och registrerad tid på projektet.

För att det skall visas data i denna kolumn krävs det att det finns resurser och timmar allokerade på uppgiften via fliken Resurser.

Tidigare ändringar: Denna kolumn visar dag, klockslag, person och vilken ändring som gjorts på uppgiften.

 

Beräkna på nytt

Uppdaterar kolumnen Estimat genom att beräkna alla summeringar på nytt. Summorna skall stämma, men på grund av friheten som finns när man lägger in estimat så har denna funktion lagts till som extra kontrollpunkt.

 

Välj kolumner

Det finns många kolumner i projektplaneringen och det är inte alla som är användbara vid varje tillfälle. Genom att klicka på Välj kolumner i verktygsfältet kan man ta bort eller lägga till kolumner som visas.

Det är även möjligt att välja sin egen ordningsföljd bland kolumnerna. Detta görs genom att ta tag i kolumnhuvudet och dra det dit du vill ha det. Denna information lagras lokalt (dvs på varje enskild dator) med hjälp av cookies.

 

Import av uppgifter

Man kan importera projektplanen från ett eller flera andra projekt. Detta för att förenkla skapandet av repeterande projekt och för att göra det möjligt att använda projektmallar.

När du har valt vilka projekt som skall importeras från är det bara att följa instruktionerna. OBS! För att en deltagare på en uppgift skall kunna tas med vid importen måste denna vara med i bägge projekten. Uppgifter som importeras kommer få nya start- och slutdatum automatiskt.

Beräkningen av datumen tar hänsyn till hur de förhåller sig till varandra i ursprungsprojektet och försöker efterlikna denna. Notera att datumen kan behöva justeras något, särskilt i samband med skottår.

 

Resursallokering
Resursallokering är en funktion för att hålla översikt över tillgängligheten för resurser i företaget. Inledningsvis gäller detta endast projektdeltagare, men på sikt kan det bli aktuellt med mer generella resurser (verktyg, fordon, etc).

Tillgång till resursallokeringen bestäms dels av tillgång till projektmodulens delar och dels av behörigheter i projektrollen som innehas.

 

Hur fungerar resurser?

Sätt upp ett fast antal timmar per vecka som de resurser du vill använda är tänkta att vara tillgängliga i resursallokeringen. Ange därefter hur många timmar varje resurs skall lägga per projekt. Detta ger en god översikt över vad varje resurs gör och när de är tillgängliga för nya projekt.

 

Att sätta upp resurser

Resurser kan reserveras i ett projekt av de som är deltagare i projektet. Välj resurser i menyn och därefter Lägg till resurs. Detta kräver att ni har behörighet till detta menyval.

 

Att använda resurser

Fliken Resurser visar två rader per projektdeltagare. En med antal timmar tillgängliga (total minus antal reserverade på andra projekt) och en med antal timmar reserverade för projektet. Den sistnämnda är öppen för redigering.

Skriv in antal timmar som skall reserveras i kolumnen för aktuell vecka.

OBS! Det finns i nuläget ingen spärr eller kontroll av antal timmar. Om en resurs bokas upp mer timmar än vad som finns tillgängligt kommer detta visas som ett negativt tal.

 

Visa översikt

Genom att klicka på denna knapp får man upp en översikt över estimerat samt reserverat antal timmar per uppgift, samt summan av totalt reserverade och estimerade timmar.

 

Dokument

Här kan man ladda upp projektspecifika dokument. Alla projektdeltagare som genom sin projektroll har behörighet till Dokumentfliken kan öppna och använda filerna under denna flik. Dokument-fliken fungerar på samma sätt som filutforskaren på andra platser i systemet. Se ”Filer” för mer information.
Budget

Här kan man på ett enkelt sätt lägga upp en budget för projektet. Se hjälpfilerna för Budget för mer information.

 

E-post
Här kan man se mottagna och skickade e-postmeddelanden som kopplats mot projektet av användare med tillgång till e-postmodulen i företagets 24SevenOffice-klient.

Om man skickar e-post via «Skicka e-post»-funktionen under fliken «Deltagare» kopplas skickade e-poster automatiskt mot projektet.
 

Godkänning

Här visas alla timmar som är registrerade mot projektet och som väntar på godkänning. Man väljer själv om timmar som registreras mot projektet måste godkännas när man skapar projektet eller senare under fliken Egenskaper på projektkortet. Godkänning av timmar kan också ställas in som standardval under Projektinställningar. Markera timmarna som ska behandlas och klicka «Godkänn» eller «Underkänn».

  • Godkända timmar blir nu tillgängliga för fakturering
  • Underkända timmar försvinner från godkänningsbilden och markeras som underkända (visas med röd bakgrundsfärg) i veckoöversikten i timregistreringsmodulen på de användare som timmarna tillhör. För att skicka timmarna till ny godkänning måste man spara om timmarna på nytt genom timregistreringsmodulen och funktionen ”Detaljerad redigering”.

 

Projektfakturering

Projektfaktureringen är organiserad så att man kan fakturera timmar, kostnader eller projekt med ett fast pris. Det är också möjligt att fakturera projektet med en kombination av fast pris, kostnader och timmar.

För att fakturera projektet måste man skapa ett fakturaunderlag. Genom att skapa ett fakturaunderlag ges möjlighet att skapa fakturor från ett projekt över flera perioder, detta eftersom man kan upprätta flera fakturaunderlag i varje projekt.

Det datum som sätts för fakturaunderlaget avgör vilka registrerade timmar som kan hämtas in till underlaget.

När i har skapat en order som bygger på faktureringsunderlaget kommer underlaget att låsas och det kommer inte att vara möjligt att lägga till eller ändra underlaget i denna vy.

Om ändringar skall göras i underlaget måste detta göras via Sök order/faktura eller Orderlista i Fakturamodulen.

 

Nytt fakturaunderlag

För att kunna fakturera från ett projekt måste man upprätta ett fakturaunderlag. Klicka på Ny uppe i högra hörnet och ange ett datum i dialogrutan som visas.

 

Fakturering av timmar

Upprätta en faktureringsplan enligt ovan, klicka därefter på Timmar. Alla timmar som förts mot projektet innan eller lika med fakturaunderlagets datum kommer då att hämtas ut i en lista.

Markera de timmar som skall in på underlaget och klicka För Över och därefter Tillbaka för att komma till översikten som nu visar underlaget med timmar på.

Klicka på Skapa Order för att upprätta en order i Ekonomimodulen på basis av fakturaunderlaget.

Gå till Sök order/faktura eller Orderstatus i Ekonomimodulen för att slutfakturera ordern.

 

Fakturering med fast pris

Upprätta en faktureringsplan enligt ovan, klicka därefter på Fast Pris. Sök fram önskad produkt i dialogboxen som framkommer. Bestäm antal, pris, inpris och beskrivning om så önskas.

Beskrivningen sätts som produktnamn i order/fakturaraden såvida denna inte ändras i läget ovan.

 

Kostnader

Upprätta en faktureringsplan enligt ovan, klicka därefter på Kostnader. Alla kostnader som förts mot projektet innan eller på samma datum som fakturaunderlagets hämtas ut i en lista.

ProjectHours_MainpageEachProject3

Markera de kostnader som skall in på underlaget och klicka För Över och därefter Tillbaka för att komma till översikten som nu visar underlaget med kostnader på.

Klicka på Skapa Order för att upprätta en order i Ekonomimodulen på basis av fakturaunderlaget. En order kommer nu att läggas i Ekonomimodulen under orderstatus Timmar.

Gå till Sök order/faktura eller Orderstatus i Ekonomimodulen för att slutfakturera ordern.

 

Ändra fakturaunderlaget

Högerklicka på varulinjen för att lägga till ytterligare en produkt som skall faktureras eller för att ta bort varulinjen.

Om man tar bort en varulinje med timmar eller kostnader kommer dessa att återfinnas under respektive val i menyn.