Inställningar Projekt

Generella projektinställningar

Vi ska i denna del gå igenom de inställningar som används för att kategorisera projekt samt ett par standardinställningar i själva modulen som kan vara bra att ställa in innan man börjar använda modulen.

De generella inställningarna för projektmodulen hittar man under Projektinställningar uppe till vänster på huvudsidan för projektmodulen.

 

Typer
Om er verksamhet jobbar med projekt av flera olika typer/arter så kan dessa definieras här. Om det så bara handlar om att skilja på interna och kundrelaterade projekt så är det med projekttyper man enklast gör det.

Statustyper
Varje projekt sätts i en status, som senare kan användas som sökkriterie i projektrapporterna.  Statusen definierar också hur man kan registrera timmar mot projektet eller inte. Man kan exempelvis inte registrera timmar mot ett projekt där själva statusen inte är markerad som ”Aktiv” under inställningarna. För att upprätta en ny statustyp klickar man på ”Ny”, skriver sedan in ett namn på statusen, och väljer slutligen om statustypen ska vara en ”Aktiv” eller ”Inte aktiv” status.

Understatus
Mer avancerade projekt har ibland behov för mer än en statustyp. Understatusar kan användas för att tilldela dessa projekt en understatus eller fas, som ett komplement till den ordinarie statusen. Nya understatusar lägger man till på samma sätt som beskrivs under ”Statustyper” här ovan.

Nummerserier
Om ert företag jobbar projektintensivt och har behov för att använda flera olika nummerserier på olika projekttyper så kan dessa läggas in här. Klicka på ”Lägg till ny” , skriv in startnummer på serien under ”Lågt id”, högsta tillåtna numret under ”Högt id”, tilldela nummerserien ett namn, och gå ur fältet för att spara.

Återskapa projekt
Här samlas alla projekt som har blivit Avaktiverade. När man avaktiverar ett projekt, sparas projektet med bibehållen data under denna flik. På detta sätt kan man vid behov återskapa avaktiverade projekt uten att förlora information.

Kopiera projektuppgifter
Här kan du kopiera alla uppgifter, på alla projekt du har ansvar för, över till ett nytt år. Systemet tar med sig den informationen du önskar vidare, så att du själv väljer och kan skräddarsy hur du ska planera det kommande året.

När du har klickat på ”Kopiera projektuppgifter” får du upp en lista där du väljer vilken information du vill kopiera från uppgifterna. Nästa steg är att filtrera ut vilka projektuppgifter som ska kopieras genom att ange vilket datumintervall uppgifterna ska kopieras från. Har du varit väldigt förutseende, och kategoriserat uppgifter som har dykt upp efterhand på ett speciellt sätt, kan du välja att exkludera dessa från kopieringen genom att använda funktionen ”Utelämna kategori”.

Nästa steg är att välja hur långt fram eller tillbaka i tid uppgifterna ska kopieras till. I bildexemplet nedan har vi valt att kopiera uppgifterna från 2016 ett år fram i tid, alltså till samma datum i 2017. Man kan även använda minustecken framför antalet månader eller år för att flytta uppgifterna tillbaka i tid.

Sista steget är att välja vilka projekt som det ska kopieras uppgifter på. Klicka slutligen på ”Kopiera projektuppgifter” för att starta kopieringen. När alla uppgifter har kopierats visas en översikt över hur många uppgifter som kopierades per projekt.

 

 

Personliga inställningar

Här kan du välja ett antal standardinställningar som blir gällande när nu skapar nya projekt. Genom att definiera dessa inställningar kan du skapa nya projekt på ett effektivare sätt, utan att vara tvungen att välja standardinformationen varje gång.

 

Om man behöver ändra på dessa inställningar senare, görs detta enkelt under fliken Egenskaper i projektet.

Valmöjligheterna som framkommer i dropdown-menyn ”Standard arbetstyp” upprättar man under Administration – Inställningar – Timregistrering – Arbetstyper.

Valmöjligheterna som framkommer i dropdown-menyn ”Standard projekttyp” samt ”Standardstatus” upprättar man under Projektinställningar uppe till vänster på huvudsidan för projektmodulen.

 

OBS: Det är vanligtvis bara användare som är markerade som ”administratör” eller ”fullversionsanvändare” i klienten som har tillgång till Administration.