Planläggning och gantt

Detta är en funktion för att kunna skapa uppgifter, subuppgifter och milstolpar samt att kunna delegera ut dessa på projektdeltagare.

Det går även att ange estimat på antal timmar per uppgift så att dessa syns i resursplaneringen, timmarna visas under fliken Gantt efterhand som de läggs in.

Projekt5.JPG

 

Skapa uppgifter och milstolpar

Rotuppgiften har samma namn som projektnamnet. Klicka Ny subuppgift för att upprätta den första uppgiften i listan, därefter kan ni använda Ny uppgift för att skapa resterande uppgifter.

För att skapa subuppgifter: välj uppgiften som skall ha en subuppgift och klicka på Ny subuppgift.

Klicka på Ny milstolpe för att lägga till milstolpar. Dessa kan inte ha subuppgifter.

OBS! Uppgiftens startdatum bestämmer ordningsföljden i Ganntdiagrammet.

ProjectHours_PlanningAndGantt1

Snabbtangenter

Shift+N = ny uppgift

Shift+S = skapar ny subuppgift under markerad uppgift

Shift+M = ny milstolpe

Shift+Enter = Öppna uppgiftshanteringen

Shift+D = raderar markerad uppgift/ milstolpe

Shift+E = öppnar fält för att ändra namn på markerad uppgift

 

Förklaring till kolumnerna

Namn: Uppgiftens namn

Arbetstyper: Visar arbetstypen som används om det förs timmar mot uppgiften. Som standard sätts arbetstypen som är standardtyp för projektet. Dubbelklicka i fältet för arbetstyp om ni önskar att byta arbetstyp på uppgiften. I rullgardinsmenyn visas de förhandsdefinierade arbetstyperna som sätts upp under generella inställningar i systemet (se: Inställningar för Timregistrering)

Status: Visar uppgiftens status. Dubbelklicka på fältet för att ändra status på uppgiften. Följande statustyper kan väljas: Ej påbörjad, Pågående, Fullföljd och Avbruten.

Start- och slutdatum: Visar uppgiftens start- och slutdatum. Uppgiften kommer som standard att få samma start- och sluttid som projektet. Tiderna kan ändras genom att dubbelklicka i detta fält.

Deltagare: Visar initialer på deltagare som är länkade till uppgiften. Dubbelklicka på fältet för att lägga till deltagare.

Förälder: Visar vilken uppgift som är förälder till aktuell uppgift. Dubbelklicka på fältet för att byta eller lägga till förälder.

Prioritet: Visar uppgiftens prioritet. Standardprioritet är Normal. Dubbelklicka i fältet för att ändra prioritet. Det går att välja mellan Normal, Låg och Hög.

Estimat och summa estimat: I kolumnen Estimat är till för en uppskattning av antal timmar en uppgift kommer att ta. Summa Estimat visar summa av alla uppgifters estimat.

Reserverat: Visar hur många timmar som är avsatt för uppgiften via fliken Resurser.

Registrerat: Visar faktiskt antal timmar som registrerats på uppgiften via timregistreringsmodulen.

Kvarstående/Övertid: I samband med registrering av timmar, förutsatt att projektet är uppsatt med registrering mot uppgifter, kan man även ange hur mycket tid som beräknas återstå för att avsluta uppgiften. I projektplaneringen syns då både ”kvarstående” och en beräknad ”Övertid”. Resursplaneringen fungerar då som en översikt över beräknad och registrerad tid på projektet.

För att det skall visas data i denna kolumn krävs det att det finns resurser och timmar allokerade på uppgiften via fliken Resurser.

Tidigare ändringar: Denna kolumn visar dag, klockslag, person och vilken ändring som gjorts på uppgiften.

 

Beräkna på nytt

Uppdaterar kolumnen Estimat genom att beräkna alla summeringar på nytt. Summorna skall stämma, men på grund av friheten som finns när man lägger in estimat så har denna funktion lagts till som extra kontrollpunkt.

 

Välj kolumner

Det finns många kolumner i projektplaneringen och det är inte alla som är användbara vid varje tillfälle. Genom att klicka på Välj kolumner i verktygsfältet kan man ta bort eller lägga till kolumner som visas.

Det är även möjligt att välja sin egen ordningsföljd bland kolumnerna. Detta görs genom att ta tag i kolumnhuvudet och dra det dit du vill ha det. Denna information lagras lokalt (dvs på varje enskild dator) med hjälp av cookies.

 

Import av uppgifter

Man kan importera projektplanen från ett eller flera andra projekt. Detta för att förenkla skapandet av repeterande projekt och för att göra det möjligt att använda projektmallar.

När du har valt vilka projekt som skall importeras från är det bara att följa instruktionerna. OBS! För att en deltagare på en uppgift skall kunna tas med vid importen måste denna vara med i bägge projekten. Uppgifter som importeras kommer få nya start- och slutdatum automatiskt.

Beräkningen av datumen tar hänsyn till hur de förhåller sig till varandra i ursprungsprojektet och försöker efterlikna denna. Notera att datumen kan behöva justeras något, särskilt i samband med skottår.