Upprätta nytt projekt

Detta val ligger högst upp till vänster på huvudsidan i projektmodulen. Tvungna fält i nya projekt är Projektnamn och Projektnummer.

Projektnummer föreslås automatiskt av 24SevenOffice ur en löpnummerserie, man kan även välja att lägga upp egna. Egna projektnummerserier läggs upp under ”Projektinställningar” uppe till vänster på huvudsidan för projektmodulen. Om man vill timregistrera mot projekt är det viktigt att det kopplas mot ett företag i CRM. Behörighetsstyrning av projekt är standarduppsättningen för att skapa ett intern dvs öppet projekt kryssa man ur denna ruta.

När man upprättar ett nytt projekt kan man välja en standard arbetstyp att timregistrera mot, man kan även välja om registrering skall ske mot arbetstyper eller uppgifter samt om godkänning av timmar är ett krav. I tillägg kan man bestämma hur projektet skall namnges, start- och slutdatum, typ, status och projektledare. Om man inte väljer projektledare blir det automatiskt personen som skapar projektet.

ProjectHours_NewProject1

Många av inställningar kan standardiseras under menyn Projektinställningar, viktigt att tänka på att det endast är administratören som har tillgång till detta. Inställningarna kan även ändras i efteråt under fliken ”Egenskaper” inne i projektet.

 

Skillnader mellan behörighetsstyrda- och öppna projekt

Det finns två olika typer av projekt: Behörighetsstyrda och Öppna projekt utan behörigheter, skillnaden ligger i vem som har tillgång till projektet och i vilka funktioner som är tillgänglig för deltagarna:

 

Behörighetsstyrt projekt

– Möjligt att använda all funktionalitet

– Åtkomst är begränsad till de deltagare som bjudits in till projektet

– Behörigheter i projekt administreras genom grupper eller på deltagarnivå

– Endast projektdeltagare kan registrera tid mot projektet

– Möjligt att invitera externa deltagare som saknar användarkonto i företagsklienten

 

Icke behörighetsstyrt projekt (öppet projekt)

– Projektet är öppet för alla med inloggning till företagsklient och som har tillgång till projektmodulen

– Det är inte möjligt att bjuda in externa deltagare

– Man kan inte sätta behörigheter via roller

– Man kan inte lägga upp projektuppgifter och registrera tid mot dessa

– Man kan inte använda resursplaneringen

 

Multikund

Om man väljer alternativet ”Multikund” så väljer man inte en fast kund på ett projekt, utan man definierar vilken kund det gäller när man registrerar timmar på detta projekt, på detta sätt kan man registrera timmar och kostnader mot flera olika kunder i samma projekt. När man upprättar ett faktureringsunderlag (under faktureringsfliken i projektet) så får man förutom datum även upp ett fält där man väljer kund. Systemet listar upp alla kunder som man har registrerat timmar/kostnader mot på projektet och när kunden väljs så listar systemet ut alla timmar och kostnader för att enkelt kunna hämta ut det som skall faktureras.