SIE Import

Inställningar

Innan du sätter igång och gör en SIE-import måste du gå in i 24Sevenoffice och göra följande:

  1. Skapa ett nytt bokföringsår, för de år som sie-filen har, oftast så har en sie-fil två år, båda åren måste vara upplagda för att ni ska kunna importera filen. Detta görs under Administration – Ekonomi – Bokföring – Bokföringsår.
  2. Skapa en ny fiktiv kund i modulen CRM och döp kontakten till tex ”Import SIE kund/leverantör”
  3. Gå till modulen Filer- Filutforskare och ladda upp SIE-filen här.

 

Import av SIE-filen

Gå till modulen Ekonomi – Rapporter – Import – SIE Import. Klicka på SIE Import och en SIE importguide öppnas.

Steg 1

Här väljer ni SIE-filen ni vill importera.

  • Klicka på Bläddra och sök upp SIE filen som ni har sparat i filutforskaren.
  • Klicka på Nästa.

Steg 2

Här verifierar ni SIE-filen.

  • Information om SIE-filen kommer upp, (se bild)
  • Om det finns fel på filen kommer informationen om felen upp här.
  • Klicka på knappen Konton. Ni kommer då in på kontoplanen som finns i filen kontra kontoplanen som finns i systemet.

 

Konton

Gå igenom samtliga konton och välj momskod och om kontoplanen ska uppdateras eller inte.

Status; Markeras med färger och förklarar om konton existerar eller inte i 24Sevenoffice.

– Grön status – Sammanfaller med lika namn

– Gul status – Existerar med annat namn

– Röd status – Hittades ej
Nummer; Visar kontonumret

Namn; Namnet på kontot i systemet

Existerande namn; Namnet på kontot i SIE-filen

Moms kod; Klicka på raden för momskod. Klicka på pilen ned så kommer samtliga momskoder fram. Välj den momskod som är korrekt för kontot.

Uppdatera; Kryssa för boxen om du vill att raden ska uppdateras. Låt den vara tom om raden inte ska uppdateras.

  • När ni har gått igenom samtliga konton i kontoplanen väljer ni Spara, ni kommer då tillbaks till steg 2.
  • Klicka på verifiera, så att ändringarna av konton ni gjort uppdateras.
  • Klicka på Nästa.

Steg 3

Här kopplar ni SIE-filen till ett företag och dimensioner om sådana finns i SIE-filen.

Dimensioner

  • Systemet hanterar tre dimensioner; kontonummer, kostnadsställe, projekt.
  • I detta steg markerar ni vilka dimensioner som finns i SIE-filen och som ni vill upprätta.

Källnummer; Visar dimensionsnummer

Källnamn; Namnet på dimensionen i SIE-filen

Target; Namnet på dimensionen i systemet

Upprätta; Kryssa för boxen om ni vill att dimensionen ska upprättas i 24SevenOffice

 

Koppla till företag

Eftersom man inte bokför manuellt på konto 1510 kundreskontra och 2440 leverantörsreskontra måste man upprätta en fiktiv kund i CRM:et som man kan koppla filen till.

  • Nederst på sidan söker du upp den kund du skapade i CRM genom att klicka på Hitta företag.
  • Klicka på Nästa

Steg 4

Sista steget, fullförd import.

  • Klicka på Färdig. Nu börjar själva importen av SIE-filen. Buntar med informationen från SIE-filen genereras och läggs upp under Ekonomi – Bokföring – Bokföring.

 

Bokföra

För att bokföra SIE-filen måste ni gå in på Ekonomi- Bokföring- Bokföring- Bokföring (i vänstermenyn). Om det är en stor SIE-fil så kommer den att delas upp på olika buntar.

  • Börja alltid med att bokföra Summary-bunten, klicka på den på höger sida och gå igenom verifikationerna. Klicka på Bokför.
  • Gör samma sak med resterande buntar.

 

Bokföra bort transaktionerna

De öppnar posterna som ligger i kund- och leverantörsreskontran bokas sedan bort på respektive kund.

  • Ta fram listan på alla transaktioner som ligger som öppna poster på de verifikationerna som importerades
  • Gå till Bokföringsmodulen och boka bort dem. Bokför kredit på den fiktiva kunden i CRM och debet på den egentliga kunden.
  • Gå till CRM och uppdatera, då ska reskontran gå i noll
  • När ni är på modulen CRM ska ni koppla ihop/stänga alla verifikationer genom att markera samtliga poster och länka dem

 

Fel på filen

Om det inte dyker upp några konton i importen kan det hända att det är något fel på filen. Dubbelkolla följande:

Om filen fortfarande inte fungerar i importen kan du gå till länken nedan och ladda hem Testprogram för SIE-format. Testprogrammet finner du nästan längst ner på sidan. http://sie.se/include/download/SIETEST.EXE

 

  • Ladda ner Testprogrammet på din dator
  • Öppna upp SIE Testprogram
  • Gå till File och välj Open
  • Bläddra fram till din SIE-fil och klicka på Öppna

Då körs din SIE-fil i Testprogrammet. Längst ner på sidan kommer det upp felrader som säger vad det är som är fel med filen. För att finna felen i filen kan du markera en anmärkning nederst på sidan och se i filen var det markeras.

 

Vanliga fel kan vara:

  • För många mellanslag
  • Felaktiga tecken
  • För långa rader
  • För många objekt ex Avdelning

För att åtgärda dessa problem kan du öppna upp din SIE-fil från Notepad och ändra på de raderna som Testprogrammet anmärkte på. När detta är gjort kan du försöka att göra importen igen i 24SevenOffice. Om det fortfarande inte går att läsa in filen kontakt support på support@24sevenoffice.com.